A+ A A-

Reiseregnskap i Excel med opp til 10 reisende

  • Overordnet kategori: ROOT
  • Kategori: Turer hit og dit
  • Treff: 62

Når man reiser på lange ferieturer og ikke ønsker å dele regningen likt på antall reisende, er det lurt å allerede ved første utlegg registrere hvem som forbrukte hva - og hvem som betalte det. Jeg har satt sammen et regneark i Excel der dette gjøres enkelt.

Før du leser videre skal jeg snakke litt om mobil-apper. Ja, det finnes garantert apper som løser dette. De jeg har testet har imidlertid så mye reklame, eller er mangelfulle på valuta og andre innstillinger, eller er for proprietære og fulle av begrensinger - at jeg synes Excel er like greit å bruke.

Hvis du liker Excel, og har med deg en laptop på ferie - eller synes Excel på nettbrett fungerer greit, da kan du lese videre.

Regnearket mitt ble satt opp første gang i 2005, da tre venner og jeg dro på USA-tur i tre uker. Jeg hadde på forhånd laget Excel-arket ferdig, og presenterte det for de andre første kvelden. Vi la alle felleskvitteringer fra flyreisen, og drivstoff på leiebilen og så videre inn i Excel-arket, og vips hadde vi oversikt over hvem som skyldte hvem hvor mye.

Dette falt i smak, og vi har siden da brukt et Excel-ark på lengre reiser, både med to, tre og fire reisende. Sommeren 2018 gjorde jeg en større revisjon av regnearket, og det ble såpass bra at jeg vil dele det med deg.

Last ned reiseregnskap v 3.1.0 her (oppdatert 10. august 2018).


Arkfaner

Innstillinger

Vi begynner her, da det har sammenheng med cellene i de andre arkfanene.

Oppgi navnet på de reisende i cellene J3 - J12.

Dersom dere reiser med barn skal det stå et ettall i kolonnen til høyre for barnets navn.

Velg så valuta for landet dere oppholder dere i. Bruk nedtrekklisten i E3. Hvis dere reiser i Norge er det bare å velge NOK, så vil alle summene vises i norske kroner, og ingen valutakonvertering blir gjort noe sted.

Kronekursen er manuell og må oppdateres. Det vi har pleid å gjøre er å sette inn kursen den dagen vi reiser, og så lager vi et snitt av stikkprøver i løpet av reisen når vi skal gjøre opp regnskapet.

Det som heter "Hjemmevaluta" brukes i omregningen til norske kroner nederst i arkfanen "Regnskap". Ønsker du å ende opp med for eksempel SEK eller en annen valuta, er det bare å legge inn kursen til den aktuelle valutaen i A-B 35-38.

I A1 til A33 har jeg satt opp noen av de mest brukte utgiftene man har på reise. Fra A14 til A33 kan du legge inn egne ved behov. Disse vil dukke opp i nedtrekklisten i arkfanen "innkjøp".


Innkjøp

I denne arkfanen registreres alle innkjøp og utgifter. Man kan godt legge inn en kaféregning bare noen av de reisende var med på. Det den ene har betalt mer enn den andre vil legges inn i totalregnskapet på hva man skylder/har tilgode.

Dato
Sett inn en dato for innkjøpet i dette formatet: DD.MM.ÅÅÅÅ (25.06.2018).

Hvor
Her kan du sette inn navnet på stedet innkjøpet skjedde, eller byen - eller noe annet som identifiserer hva det er.

Hva
Her velger du fra rullelisten som vedlikeholdes under arkfanen "innstillinger".

Kode
Denne fylles ut automatisk fra Innstillinger, og brukes til å summere de ulike innkjøpstypene i kolonnene J til AO.

Totalt
Her fyller du ut hva det som ble kjøpt kostet. Hvis det er mat, oppgis kun prisen for selve maten. Det er håpløst å beregne tips og avgifter pr matrett f.eks. i USA. 

TTF
Tips, Tax og Felles. Dette er tips, skatter og avgifter, og for eksempel parkeringsbilletter og slikt som skal deles likt på alle reisende. Her kan man altså godt la totalt stå tomt, mens man legger inn $4 for parkering i TTF som da deles likt på alle reisende. Hvis ikke alle i reisefølget var med på denne utgiften, må det deles opp som normalt.

TTF PP
Dette feltet regner ut hva hver enkelt skal betale - altså TTF delt på antall reisende oppgitt i arkfanen "innstillinger".

Sum
Dette er totalen som ble betalt på det aktuelle stedet. Dette skal være samme beløp som oppgis i arkfanen "betalt av", men ikke nødvendigvis det samme som i "forbruk".

Forbruk pr kategori

Kolonnene J til AO viser hva gruppen har brukt samlet pr kategori. Det er morsomt å se hva man bruker på de enkelte tingene.


Forbruk

Kolonnene A til E fylles automatisk ut fra arkfanen "innkjøp".

I kolonnene F til R fylles det ut hva den enkelte hadde av forbruk på det enkelte stedet. TTF legges automatisk til senere, så det trenger du ikke tenke på her.

Kolonne-toppene viser forbruket pr person i angitt "reisevaluta" fra innstillinger.


Betalt av

Dette arket er veldig likt arkfanen "forbruk". Det er noen flere kolonner for å håndtere TTF, så fra kolonne H til Q registreres hvem som betalte for gildet.

Man kan gjerne dele betaling på flere. Hvis det ble slik at en hadde €20 og en annen hadde €10, så setter man bare hva hver enkelt betalte, og det blir riktig i summeringen til venstre.


Regnskap

Her er det fire bolker med tall.

Forbruk viser summen av hva hver enkelt har brukt for

Barna regnes ut av oppgjøret og legges på den voksne som har fått æren av å betale for barna

Betalt viser summen av hva hver enkelt har betalt

Skylder/Til gode viser oppsummeringen av hvor mye man skylder felleskassa, eller har til gode

Hjemmevaluta viser oppsummeringen i valgt hjemmevaluta

Her pleier vi å styre oss litt inn mot slutten av reisen. Det er lurt for alle om man er sånn passe ajour på reisen så man slipper å styre med det når man kommer hjem. 


Forbruk ink tips

Dette arket trenger du ikke gjøre noe med. Den eneste misjonen denne arkfanen har er å sette inn andelen TTF på hver reisende slik at fordelingen blir korrekt i arkfanen "regnskap".


Har du spørsmål, eller gode tips/råd til Excel-arket, er det bare å bruke kommentarfunksjonen på denne websiden laughing

God tur på reisen!